Donner accès à votre compte à une autre personne

Un comptable qui récupère vos factures, un développeur qui gère votre site, une agence qui s'occupe de vos noms de domaine, un associé : chaque personne qui travaille sur votre compte doit avoir son propre accès. Ne partagez jamais votre mot de passe. Ce guide explique comment inviter quelqu'un, comment limiter ce qu'il peut faire et comment lui retirer l'accès.

Pourquoi ne pas partager votre mot de passe ?

• La sécurité : un mot de passe partagé circule par e-mail ou par messagerie, et finit souvent noté quelque part. Plus il circule, plus le risque de fuite augmente.
• Le contrôle : avec un accès personnel, vous choisissez ce que chaque personne peut voir et faire. Votre comptable n'a pas besoin de toucher à vos DNS.
• La traçabilité : la liste des utilisateurs indique la dernière connexion de chacun.
• La fin de collaboration : vous retirez l'accès d'une personne en un clic, sans devoir changer votre propre mot de passe et le redonner à tous les autres.

Inviter un utilisateur étape par étape

1. Ouvrez Mon compte, puis Gestion des utilisateurs.
2. Cliquez sur Inviter un nouvel utilisateur.
3. Saisissez son adresse e-mail et choisissez ses autorisations : accès complet, ou seulement certains éléments comme les factures ou les tickets.
4. Cliquez sur Envoyer une invitation.
5. La personne reçoit un e-mail pour créer son accès.

Quelles autorisations donner ?

Vous pouvez accorder toutes les autorisations, ou cocher uniquement celles qui correspondent au rôle de la personne. Elles portent notamment sur le profil du compte, les contacts, les services, les domaines, les factures, les devis, les tickets de support, le programme d'affiliation, l'historique des e-mails et la passation de nouvelles commandes.

Quelques exemples courants :

• Un comptable : les factures et les devis suffisent.
• Un développeur ou une agence web : les services et, si besoin, les domaines et les tickets pour échanger avec le support.
• Un associé ou un responsable : toutes les autorisations.

Appliquez la règle du strict nécessaire : donnez le minimum, vous pourrez toujours élargir plus tard.

Que reçoit la personne invitée ?

Elle reçoit un e-mail avec un lien. En l'ouvrant, elle crée son accès avec son nom et son propre mot de passe, puis clique sur Accepter l'invitation. Si elle a déjà un accès Upkyo avec cette adresse, elle se connecte simplement et accepte l'invitation. Elle peut ensuite passer d'un compte à l'autre sans créer de nouvel identifiant.

Gérer les utilisateurs existants

La page Gestion des utilisateurs liste toutes les personnes qui ont accès au compte, avec leur dernière connexion. Pour chacune :

• Gérer les autorisations : modifier ce qu'elle peut faire.
• Supprimer l'accès : lui retirer l'accès immédiatement.

Les invitations qui n'ont pas encore été acceptées apparaissent dans Invitations en attente. Vous pouvez les renvoyer avec Renvoyer l'invitation ou les annuler avec Annuler l'invitation.

Que faire si l'invitation n'arrive pas ?

• Demandez à la personne de vérifier ses courriers indésirables.
• Vérifiez l'orthographe de l'adresse dans Invitations en attente. Si elle est fausse, annulez l'invitation et envoyez-en une nouvelle.
• Cliquez sur Renvoyer l'invitation si le message a été supprimé.
• Si le problème persiste, ouvrez un ticket ou écrivez à support@upkyo.com.

Pour protéger votre compte au quotidien, voir aussi Protéger votre compte. Pour retrouver les autres réglages du compte, voir Découvrir votre espace client.

Questions fréquentes

Comment ajouter un utilisateur sur mon compte Upkyo ?

Ouvrez Mon compte, Gestion des utilisateurs, puis cliquez sur Inviter un nouvel utilisateur. Saisissez son adresse e-mail, choisissez ses autorisations et envoyez l'invitation.

Puis-je limiter l'accès d'un collaborateur aux seules factures ?

Oui. Au lieu de donner toutes les autorisations, cochez uniquement celles qui concernent les factures. Votre collaborateur ne verra alors pas le reste du compte.

Comment retirer l'accès à une personne ?

Dans Gestion des utilisateurs, cliquez sur Supprimer l'accès à côté de son nom. L'accès est retiré immédiatement et votre propre mot de passe ne change pas.

Un utilisateur invité peut-il retirer mes autorisations ?

Non. Le propriétaire du compte garde toujours toutes les autorisations, quelles que soient celles accordées aux autres utilisateurs.

Mon prestataire gère plusieurs clients Upkyo : lui faut-il plusieurs identifiants ?

Non. Une même personne peut être invitée sur plusieurs comptes avec la même adresse e-mail, et passer de l'un à l'autre après sa connexion.